Ordnung frisst kein halbes Leben

Wege aus dem Beleg-Chaos

Text – Günther Heinemann & Jürgen Munstermann

So sind sie, beim Finanzamt – wollen alles haarklein belegt, beschrieben, begründet haben, warum und weshalb Fotografin oder Fotograf bei der Arbeit Geld ausgibt. Vor allem aber belegt: Ohne Quittungen, Lieferscheine, Rechnungen lassen sich berufliche Aufwendungen nicht glaubhaft machen.

Und das klingt verdächtig nach Papier. Doch leider ist nicht Fotopapier gemeint: Auch wenn die meisten FreeLenser wohl lieber durch Objektive gucken oder in der Dunkelkammer stehen, als Steuerunterlagen zu sortieren – ungeordnete Beleghaufen lassen sich nur vorübergehend in die Ecke räumen, denn irgendwann (meist vierteljährlich, spätestens aber nach zwölf Monaten) müssen sie unweigerlich doch angeschaut und bearbeitet werden. Selbst wenn man das alles dem Steuerberater überlässt, macht eine gewisse Ordnung in den Belegen Sinn. Und kostet keineswegs das halbe Leben.

EINFACH – ABER NACHPRÜFBAR

Steuertechnisch gehören Fotografinnen und Fotografen zur seltenen Spezies »Freiberufler«, die auch bei hohen Umsätzen nicht der Buchführungspflicht unterliegen. Sie können ihre Gewinne in vereinfachter Form (als so genannte Überschussrechnung oder Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG) beim Fiskus deklarieren. Die steuerliche Nachweispflicht wird dabei eingehalten, wenn die einzelnen Geschäftsvorgänge anhand von Belegen – also Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Verträgen und Eigenbelegen – nachprüfbar sind.

Na, das klingt schon wieder nach Ordnung, nach lästiger Sortiererei. Aber manche FreeLenser haben ein Problem mit dem steuerlichen Beleg-Chaos– zum Beispiel Andrea Asa. Eine gewisse Übersichtlichkeit auf dem heimischen Schreibtisch scheint ihr vielleicht doch ganz hilfreich zu sein.

KASSE UND BANK

Nur: Wie soll sie Belege, Rechnungen, Quittungen denn nun ordnen? Nach Vorgängen? Nach Beträgen? Oder gar nach Format? Die Lösung heißt Kasse und Bank. Hierbei denkt Andrea an Geld, obwohl damit vor allem wieder Belege gemeint sind – und bei »Kasse« zumeist Ausgaben in bar (Einnahmen in klingender Münze hat Andrea eher selten). Für diesen Bereich ihres wirtschaftlichen Waltens ist am besten ein Kassenbuch zu führen, in dem alle Barzahlungen gelistet werden. Die Quittungen heftet sie dann gleich im Ordner »Kasse« und in derselben strikt chronologischen Reihenfolge ab.

Alles andere – das Un-Bare – betrifft Ordner Nummer zwo: Der heißt »Bank«. Darin heftet Andrea sowohl die Kontoauszüge ihres Geschäftskontos (»Leg dir ein Geschäftskonto an, trenne Privates und Berufliches!«, sagt sie sich selbst schon lange) als auch gleich dahinter die Belege zu den einzelnen Zahlungsoder Einnahmevorgängen ab. Privateinlagen oder Privatentnahmen müssen auf dem Kontoauszug entsprechend gekennzeichnet werden. Und um endgültig Klarheit zu schaffen, sind die betrieblichen Belege aufsteigend zu nummerieren; Start ist der erste Zahlungsvorgang Anfang Januar.

MIT ZWEI ORDNERN IN DIE ZUKUNFT

Klasse, denkt Andrea, da hab’ ich ja noch eine Gnadenfrist. Aber es leuchtet ihr ein, wie praktisch die Sache sein kann: Ein Griff, und man hat alles für die vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung zusammen – und sei es auch nur, um den Papierkram zur Steuerberaterin zu tragen (denn Andrea findet Fotografieren noch immer spannender als Rechnen). Man muss es einfach nur regelmäßig tun. Gleich nach dem Millennium will sie’s nun richtig machen. Mit Geschäftskonto und aufsteigenden Nummern.